O que é equipamento audiovisual? Lista de verificação audiovisual para eventos.

Introdução

Um evento de sucesso precisa de um sistema audiovisual que permita ao público ouvir, ver e acompanhar a mensagem. Seja uma apresentação corporativa ou um evento de marketing, o equipamento deve ser adequado ao espaço, ao público e à programação. Um bom planejamento inclui pessoas, tempo de montagem e ensaio, além do hardware.

Se você está investindo em equipamentos de áudio e vídeo pela primeira vez, pode estar com dificuldades para saber por onde começar. Como existem muitos equipamentos diferentes, cada um adequado para uma finalidade específica, você deve escolher apenas aqueles que são realmente necessários. Para te ajudar, desenvolvemos este guia de equipamentos de áudio e vídeo com listas de verificação para o planejamento do seu evento.

O que é equipamento AV?

Equipamentos audiovisuais são um conjunto de dispositivos eletrônicos de áudio e vídeo. Esses dispositivos são essenciais para eventos que exigem apresentações visuais e sonoras, como música, discursos e anúncios. Diferentes tipos de eventos requerem dispositivos distintos. Cabe a você avaliar se o seu evento precisa apenas de um conjunto básico de equipamentos ou se necessita de um sistema profissional.

Alguns locais já fornecem o equipamento audiovisual padrão. É sempre recomendável começar por perguntar ao local. Depois de verificar quais dispositivos eles oferecem, você pode adicionar ou remover equipamentos conforme a sua necessidade. Por exemplo, sua apresentação corporativa pode exigir um tipo específico de tela.

Alguns exemplos de equipamentos audiovisuais são: caixas de som, quadros brancos, amplificadores, microfones, projetores, telas de LED, cabos, portas USB e soundbars, etc. Não é difícil adicionar ou remover dispositivos do equipamento padrão, uma vez que você saiba o que seu evento precisa. Manter uma comunicação aberta com sua equipe certamente ajudará.

Equipamento AV profissional versus equipamento AV de consumo?

Eventos profissionais e eventos para o consumidor final têm requisitos diferentes. Principalmente se você estiver comprando um equipamento para sua casa, ele será bem diferente do equipamento audiovisual padrão para reuniões. Equipamentos domésticos simples podem ser comprados em lojas de eletrodomésticos. Você pode encontrar facilmente equipamentos padrão para o consumidor final já prontos no mercado.

Equipamentos profissionais são selecionados de acordo com as horas de operação, conectividade, controle, transporte e requisitos de manutenção da instalação. Não precisam ser fabricados sob encomenda. Produtos de consumo podem ser adequados para algumas aplicações de pequeno porte, mas confirme suas especificações, termos de garantia e recursos de integração antes de utilizá-los em um sistema comercial.

Os equipamentos audiovisuais para uso doméstico são mais adequados para ambientes confinados, como home theaters e eventos intimistas. Como esses eventos não contam com grande público e o espaço da sala não é tão amplo, o áudio não exige tanta amplificação e as telas não são projetadas para visualização à distância.

As reuniões corporativas têm um público maior e um espaço mais amplo, por isso equipamentos de melhor qualidade são altamente cruciais.

Importância do equipamento AV

Organizar um evento corporativo de sucesso nunca é fácil. Sempre há detalhes a serem ajustados. A verdade é que a maioria dos problemas geralmente ocorre devido a falhas de áudio ou vídeo. Um sistema audiovisual ruim pode arruinar sua reunião corporativa e deixar uma impressão negativa no público.

Equipamentos audiovisuais de alta qualidade não só garantem o bom andamento do seu evento, como também deixam uma impressão positiva e duradoura no cliente. O objetivo de reuniões corporativas é transmitir sua mensagem ao cliente ou apresentar uma nova ideia ou produto ao público. Esse objetivo jamais será alcançado se seus métodos de comunicação não forem eficazes.

Os equipamentos audiovisuais permitem que você se conecte com seu público. Eles mantêm o público engajado por mais tempo e possibilitam que você alcance o impacto desejado. Isso abre caminho para um evento corporativo inesquecível.

Equipamento AV para reuniões

As reuniões certamente precisam de uma configuração AV adequada. Principalmente se você estiver realizando uma reunião com seu cliente, não quer deixar uma má impressão nele. Os empregadores podem trazer consigo seus equipamentos, como laptops e USBs. No entanto, a sala de reuniões com equipamento próprio permite definitivamente uma reunião bem-sucedida.

Da mesma forma, em reuniões corporativas externas, é difícil para os funcionários carregarem consigo todos os dispositivos necessários. Mesmo que carreguem seus laptops, você precisará de outros equipamentos, como LEDs, quadros interativos, projetores, microfones e alto-falantes. Nesses casos, dê uma olhada e veja se o seu local já oferece tudo.

O melhor equipamento para reuniões é aquele que permite que a reunião corra bem. Você não quer que dificuldades técnicas estraguem o dia da sua reunião. Um exemplo de problema é o uso lento da Internet devido ao uso intenso. Você deve garantir que o serviço de Internet não seja interrompido quando muitas pessoas dependem dele.

Equipamento AV para conferências

As conferências são semelhantes às reuniões, mas são encontros profissionais em maior escala. O que significa que haverá múltiplas apresentações, discursos e discussões. Devido a isso, as salas de conferência precisarão de mais equipamentos e de melhor qualidade do que as salas de reunião. Além disso, o equipamento para salas de conferências é diferente do equipamento para um evento realizado numa sala de conferências.

Por exemplo, ao realizar um evento exclusivo na sala de conferências, você pode precisar de mais equipamentos do que os que a sala já possui. Para conferências, você pode precisar de mais de um monitor. Você também deve certificar-se de que seu sistema de áudio seja adequado ao tamanho da sala de conferências. Além disso, o sistema com som nítido é essencial para transmitir sua mensagem aos participantes.

Você também deve garantir que sua conferência transcorra da forma mais tranquila possível. Ela não deve apresentar erros ou falhas a cada minuto, pois isso teria um impacto extremamente negativo no andamento do evento.

Equipamento AV para planejadores de eventos

Organizar eventos exclusivos não é fácil. Mesmo que o local já esteja equipado com dispositivos audiovisuais, certamente será necessário providenciar equipamentos especiais. Além disso, nem todos os eventos têm as mesmas necessidades. Um jantar corporativo exigirá equipamentos audiovisuais diferentes de um seminário. É por isso que os organizadores de eventos precisam estar atentos a todos os detalhes.

Explore o local e veja se ele já possui alguns dos equipamentos necessários. Além disso, certifique-se de que seu equipamento seja adequado ao tamanho do ambiente. Para locais maiores e públicos maiores, você precisará de um sistema de som amplificado. Também será necessário um monitor com melhor visualização à distância, no que diz respeito aos equipamentos audiovisuais para um público maior.

Dicas para planejadores de eventos sobre AV

Os equipamentos audiovisuais não se limitam a determinados dispositivos para um evento. Cada evento tem suas próprias necessidades e objetivos. Por esse motivo, as necessidades audiovisuais podem variar bastante de um evento para outro. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a planejar um evento de sucesso.

Não tenha receio de usar dispositivos e serviços novos e diferentes. Tecnologias como aplicativos, telas interativas e transmissões ao vivo podem lhe proporcionar muitas oportunidades de networking. Não tenha medo de usá-las para interagir com outras pessoas.

Você deve estar sempre atento às necessidades dos participantes. Parte do seu público pode ter deficiência auditiva ou visual. Para esses públicos, prepare legendas na tela e outras medidas necessárias. Nenhum dos participantes deve ficar de fora.

Com vários apresentadores, cada um pode precisar de um equipamento audiovisual diferente. Certifique-se de estar ciente das necessidades de cada um.

Lista de equipamentos AV

Alguns dos equipamentos audiovisuais padrão e a lista de requisitos são apresentados a seguir:

Microfones: Precisam ser com fio ou sem fio?

O microfone deve ficar no chão ou na mesa?

Iluminação: Você precisa de iluminação extra ou complementar? Ela deve ser ajustável?

Sistema de som: O sistema de som interno é suficiente ou você precisa de um portátil?

Mixador: Quantas entradas de microfone, reprodução e participação remota são necessárias, e quem irá operar a mixagem?

Câmeras: Quantas câmeras você precisa?

Computador: De quantos computadores você precisa? Deve ser um laptop ou um computador de mesa?

Pódio: Quantos pódios são necessários para o evento? O pódio deve ter um microfone?

Projetores: Os projetores integrados são suficientes ou é necessário encomendá-los separadamente?

Monitores: Quantos monitores você precisa? Qual deve ser o tamanho dos monitores?

Conclusão

Equipamentos audiovisuais podem ser o diferencial do seu evento. Se você já participou de um evento corporativo, sabe que problemas técnicos com som e vídeo podem arruinar completamente a experiência. Em eventos comerciais ou corporativos, você não quer que seu cliente tenha uma má impressão. Com o equipamento certo, você pode impulsionar seu evento e causar um impacto duradouro no público.

A melhor forma de encontrar o equipamento correto é se informar. Faça sua pesquisa sobre qual equipamento é melhor para o evento. Você também deve sempre saber quais são as necessidades dos participantes. Sem prestar atenção a esses detalhes, você poderá acabar investindo no equipamento errado, o que será uma perda de dinheiro e de tempo.

Adicione o sistema de exibição de LED à lista de verificação de AV.

Quando um evento utiliza um painel de LED, liste mais do que apenas os gabinetes. Inclua o processador de vídeo, a fonte e a reprodução de backup, a configuração de recepção, a distribuição de sinal, a distribuição de energia e a estrutura de suporte necessária. Atribua responsabilidades pelo mapeamento de conteúdo, configuração e operação para que essas tarefas não fiquem divididas entre o fornecedor do painel e a equipe de produção.

Confirme as dimensões nativas da parede, a resolução da fonte, a proporção da tela e os requisitos da câmera. Teste o texto da apresentação a partir do fundo da sala e inspecione o vídeo a partir das laterais da sala. Simule as mudanças de fonte e o procedimento de recuperação acordado com o conteúdo real do evento.

Analise as opções de painéis de LED e o roteiro do projeto com o integrador de áudio e vídeo . Para uma discussão produtiva, forneça o layout do local, a distância do público, as dimensões da tela, as datas do evento e se a instalação é temporária ou permanente.